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個人情報保護方針



株式会社アークシステム（以下、当社といいます）は、システム構築・運用、ソフトウェアの設計・開発を通して、お客様からお預かりする情報、及び当社の技術情報をはじめ様々な情報を取り扱っております。このことから、当社ではこれら情報価値を尊重するために、情報管理体制の確立とその徹底に努めてまいりました。 このような経緯を踏まえ、当社は個人情報保護について、規則の制定及び管理体制の確立を図り、個人情報保護マネジメントシステムを策定するとともに、以下に掲げる個人情報保護方針を定め、役員及び従業員に周知し、この方針に従い個人情報の適切な保護に努めます。
1. 当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いは行わず、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. 当社は、本人の同意がある場合または法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。
3. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、これらに準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用いたします。
4. 当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止および是正のための措置を講じます。
5. 当社は、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合は、委託した個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。
6. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情および相談への適切かつ迅速な対応に努めます。また、保有個人データの開示等の求め(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、個人情報の利用の停止、訂正、消去および第三者への提供の停止）または第三者提供記録の開示について適切かつ迅速に対応いたします。
7. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行ないます。


株式会社アークシステム
代表取締役 吉濱徹二
制定: 2020 年 12 月 1 日
改定:2025 年 6 月 5 日
＜個人情報苦情及び相談窓口＞ ※本方針へのお問合せもこちらまで。
株式会社アークシステム
〒141-0031 東京都品川区西五反田 3-9-15-402
E-MAIL：privacy@arksys.co.jp

当社における個人情報の利用目的等
1. 個人情報の利用目的
1) お客様に関する個人データ
各製品又はサービスの提供・保守、連絡
お問合せやご意見への対応
2) お取引先の皆様に関する個人データ
お取引に伴う業務上の連絡
3) 採用応募者の皆様に関する個人データ
採用選考のため
採用選考に関する連絡のため
入社手続の実施
入社手続に関する連絡のため
4) 役員、従業員及びその家族の個人データ
業務上の連絡又は緊急時の連絡のため
給与等の計算及び支払いのため
採用、評価、異動、勤怠、教育訓練、健康診断、防犯、防災等の労務管理のため
社会保険手続、納税手続その他の法令により要求される諸手続のため
福利厚生の提供及び運営のため
5) お問い合わせに関する個人データ
お問合せやご意見への対応のため
6) 取引先から委託された個人データ
委託された業務の適切かつ円滑な遂行のため
7) 協力会社の技術者様の個人データ
キルシート・職務経歴書による要員適合性の評価、プロジェクト要求仕様とのマッチング、業務委託契約・派遣契約の締結、履行、契約管理、入場・退場日や期間等の管理・業務遂行に必要な権限付与、プロジェクトアサイ ・役割分担、業務連絡等のため
8) キャンプ場予約者様・来場者様の個人データ
ャンプ場利用予約の受付、変更、キャンセル手続き・利用料金の請求・決済・領収書発行、当日の受付確認・本人確認、利用者の安全確保（緊急時の連絡、避難誘導）、事故・怪我・疾病発生時の連絡や救急対応等のため
9) 中古車販売関係者様の個人データ
自動車オークションにおける落札手続き、名義変更手続き、車両登録・抹消・移転登録など、道路運送車両法等に基づく事務、代金支払・請求・領収書発行、警察や運輸支局等への必要な届出、車両履歴管理（事故歴・整備歴の把握）、不正売買防止、盗難車確認、契約後の問合せ対応等のため
※なお、個別に利用目的を明示又は通知する場合には、その利用目的によるものとします。
2. 保有個人データまたは第三者提供記録の開示等の請求等について
当社では、保有個人データに関する利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加または削除、利用の停止・消去および第三者への提供の停止または第三者提供記録の開示の請求（「開示等の請求等」といいます。）を受付けております。その手続きの詳細については以下をごらんください。

当社の保有個人データまたは第三者提供記録について
1. 個人情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名
名称： 株式会社アークシステム
住所： 〒141-0031 東京都品川区西五反田 3-9-15-402
代表者の氏名： 吉濱徹二
2. 個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先：
吉濱徹二 （連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」）
3. すべての保有個人データの利用目的
(1) お客様の個人情報
・ご契約内容を実施し適切に管理するため
(2) おお取引先様の個人情報
・お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため
(3) 当社の社員の個人情報
・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続(本人退職後も含む)、その他雇用管理のため。
・人事選考、配属先および出向、派遣先の決定のため。
・報酬の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため。
・ビデオ及びオンラインによるモニタリング等における安全管理措置のため。
・当社 PR 又は宣伝資料等における当社 PR 又は宣伝活動等のため。
・適正な健康管理のため。(健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません。)
(4) 当社へお問合せ頂いた方の個人情報
・当社の接客態度等の向上のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
(5) 採用応募頂いた方の個人情報
・就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
・採用選考業務のため
(6) 特定個人情報等
・源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため
4. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
・「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）
5. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
・現在当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者ではございません。
6. 開示等の請求等に応じる手続（第三者提供記録の開示も含みます）
(1) 開示等の請求等の申し出先
・「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）
(2) 開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
下記を当社「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。なお郵便又は宅配便以外の手段（直接のご来社、電子メール、FAX など）での開示等の請求等は受け付けておりません。
a) 当社指定の「開示等の請求等申請書」
お手元にない場合はご連絡ください。こちらからお送りいたします。
b) 本人確認書類
1) ご本人によるお申し込みの場合
・本人の公的証明書（写し）
2) 代理人によるお申し込みの場合
下記の書類のうち該当するもののすべて。
① 代理権確認書類
Ⅰ.法定代理人
② 戸籍謄本その他その資格を証明する書類
Ⅱ.任意代理人（以下のすべて）
・当社指定の委任状（当社指定の委任状がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。）※印鑑登録された本人の印鑑の押印がされたもの。
・本人の印鑑登録証証明書
③ 代理人の身元確認書類
・代理人の公的証明書（写し）
④ 本人の身元確認書類
・本人の公的証明書（写し）
※公的証明書
以下、アまたはイを言う。
ア 以下のいずれかをひとつ
運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード（氏名と写真の表示がある面のみ）、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書
イ 以下の書類をふたつ以上
公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療又は介護保険の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
（本人確認書類の提出について）
※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみご送付下さい。
・当個人情報は、本人からの開示等の求めに応じるために利用いたします。
・本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。
・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の求めに応じられない場合がございます。
c) 手数料
保有個人データの「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として 1,000 円いただきます。1,000 円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。 上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の請求等がなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。
7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
（基本方針の策定）
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。
（個人データの取扱いに係る規律の整備）
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。
（組織的安全管理措置）
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。
（人的安全管理措置）
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。
（物理的安全管理措置）
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。
（技術的安全管理措置）
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を定め、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。
（外的環境の把握）
個人データの取扱いについては外国にある第三者には提供しておりません。

＜個人情報苦情及び相談窓口＞

株式会社アークシステム
〒141-0031 東京都品川区西五反田 3-9-15-402
E-MAIL:privacy@arksys.co.jp

※注意事項
郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。 必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。 個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の求めにお答えできない場合がございます。 内容により、お時間をいただく場合がございます。 開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めの必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。 「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。
以上